Document Management
17.4.2009, Jiří Černý, článek
Informační technologie vám mohou kromě jiného značně usnadnit podnikání, ušetřit spoustu času i peněz a nemalou mírou přispět ke zvýšení efektivity práce podřízených. Dnes se ve stručnosti podíváme detailněji na problematiku práce s dokumenty, kteroužto se určitě musí intezivně zabývat nejen různí projektoví manageři.
Nahlédneme-li blíže pod pokličku informačního managementu jako celku, zjistíme, že právě efektivní správa dokumentů tvoří jednu z jeho nejdůležitějších složek. Pokud vlastní firmu nemáte, zkuste si teď alespoň na chvíli představit že ano. Na co konkrétně je potom nutné v tomto směru myslet? Kupříkladu na to, jak zajistit, aby každý ze zaměstnanců (s vlastním účtem v rámci počítačové sítě) měl přístup k materiálům, které nezbytně pro svojí práci potřebuje - a současně mu naopak stejně tak bylo možné práva k některým souborům/adresářům omezit.
Toto (i celá řada jiných věcí) spadá do oblasti tzv. Document Managementu. Někdo jistě může položit i otázku, proč se vlastně podobným tématem detailněji zabývat. Jeden z hlavních důvodů představuje značná úspora času. Ve chvíli, kdy je vaše společnost doslova zaplavená stovkami faxů, faktur, e-mailů etc., doba nutná pro nalezení nějaké konkrétní informace v takovém chaosu totiž bez obtíží vystoupá i nad 10% z celkového pracovního času zaměstnance. Nasazením vhodného řešení tedy mj. dosáhneme toho, že naši podřízení nebudou zbytečně promrhávat desítky minut zoufalou snahou o vyhledání jediného důležitého dokumentu.
Jak už to tak bývá, různých řešení se pochopitelně nabízí hned několik. Mezi ty nejznámější určitě patří intranet, respektive interní firemní portál. V této souvislosti bychom se možná měli seznámit i s pojmem „workflow“. Pro naše potřeby postačí vědět, že jde o definování pravidel, kterými je posléze řízen vlastní oběh dokumentů. V praxi snadno narazíte třebas na workflow faktur, kdy tyto mohou být nejprve převedeny z papírové formy do elektronické a následně toutéž cestou i odbaveny. A právě kvalitní portál umožňuje workflow poměrně jednoduše specifikovat.
Intranet je vlastně jakýmsi soukromým webem (používá klasické internetové protokoly) a v dnešní době existuje velká spousta společností nabízejících pro něj odpovídající softwarové vybavení. Námatkou lze zmínit Windows SharePoint Services od Microsoftu, či moduly Linux Intranet. Pakliže se jednou pro vybudování intranetu rozhodnete, vřele doporučuji věnovat čas výběru toho nejvhodnějšího. Běžně mimochodem existují už i mobilní intranety zprostředkovávající přístup přes populární technologie jako Internet 4G, EDGE či GPRS.
Poněkud rozšířenější formu představuje extranet. Jeho prostřednictvím se potřebné informace dostávají nejen k zaměstnancům, ale i k zákazníkům, partnerům, dodavatelům, atp. Dá se vlastně označit za část intranetu, která ovšem svým rozsahem již dalece přesahuje sídlo firmy. Jediným kriteriém přístupu je zde tudíž platná autorizace.
Uživatelé „zvenčí“ se často logují rovnou přes oficiální webové stránky společnosti, přičemž systém funguje na principu jakési pyramidy (zjednodušeně řečeno má každá kategorie návštěvníků dveře otevřené jen v určitém patře). To samo o sobě samozřejmě opět zvyšuje celkovou efektivitu, neboť nikdo se zbytečně nemusí prohrábavat stohy pro něj zcela nevyužitelných souborů.
Ve výčtu nejrůznějších -netů, nelze pochopitelně vynechat ani vlastní Internet. Faktem je, že v poslední době jsou již „čisté“ intranety méně používané, neboť k potřebným materiálům se jejich prostřednictvím nedá dostat odkudkoliv. Pokud se ale třebas vaši manageři hodně pohybují po republice, Evropě, světě... musí mít pochopitelně požadované informace přístupné i tam. Nějaká kombinace intranetu s on-line systémem je tudíž z tohoto úhlu pohledu potom asi nejlepší.
Ve chvilí kdy se jednou rozhodneme většinu důležitých dokumentů sdílet a šířit elektronickou cestou, měli bychom nemalou pozornost věnovat jejich ochraně. Zde nutno dodat, že řada lidí ke své vlastní škodě možná rizika podceňuje a ignoruje i obyčejné zálohování. V případě prvních vážnějších problému pak musí kontaktovat společnosti zabývající se záchranou dat a doufat, že se ještě podaří obnovit pokud možno co nejvíce. Proto vždy radím investovat čas do zálohování alespoň těch nejdůležitějších věcí, zvláště pak interních materiálů, atd.
Ve stejné souvislosti se k diskusi nabízí i otázka přístupu a z toho plynoucí možné zneužitelnosti. Dobře si promyslete, kterým zaměstnancům umožníte prohlížet jaké soubory a zda je pro svojí práci tito podřízení skutečně nezbytně potřebují. Většina firem má v tomto směru své vlastní předpisy, ale je zbytečné riskovat, neboť pokušení totiž bývá často větší, než pohrůžka eventuální pokuty spojené s ukončením pracovního vztahu. Další bod představuje úroveň zabezpečení při během již zmiňovaného připojení k Internetu. V tomto směru by mělo být samozřejmostí používat pokud možno co nejdokonalejší šifrování přenosu dat.
Potíž je v tom, že finanční náklady na pořízení opravdu kvalitního zabezpečení bývají často velké a nad rámec možností společnosti. Alespoň SSL je ale již úplným minimem, obdobně jako neustálé testování a intenzivní vyhledávání nejrůznějších děr umožňujících případný únik.
Pokud primárním důvodem pro nasazení nějakého Document Management Systemu (dále DMS) je rychlé nalezení konkrétního souboru. Základem musí být propracovaná organizace složek. Nezbytnou součástí by se mělo stát také efektivní fulltextové vyhledávání postavené kolem vstupu s metadatovým popisem a indexace.
V současnosti je i na běžných internetových diskusních fórech již normální vyhledávání „dvojstupňové“ – jedno pro stručný dotaz, druhé pokročilé a s možností přesnější specifikace (čímž se současně eliminuje získání přehnaného množství výsledků). S tím do jisté míry souvisí i upload. Kvalitní DMS totiž ještě během procesu nahrávání zvládají analyzovat obsah a následně ho indexovat. Celý proces se tím automatizuje.
Verzování dokumentů je pak určené pro průběžné ukládání změn. Svým způsobem jde o velmi užitečnou funkci, která si zaslouží podrobnější zmínku. Pokud bych jí například používal i v průběhu psaní tohoto článku, měl bych možnost vrátit se k jakémukoliv stádiu jeho rozpracovanosti, které jsem někdy dříve potvrdil volbou „Uložit“. A to i tehdy, kdybych o část, nebo dokonce celý text následně nechtěně přišel. Je to tak vlastně i poměrně efektivní způsob zálohování. Na závěr tohoto odstavce jsem si nechal zmínku o vytváření digitálních archivů. Je jasné, že tyto jsou ve všech myslitelných směrech mnohem lepší i přehlednější než klasické archivy plné papírových krabic a šanonů.
Běžnou otázkou ve chvíli pořizování DMS je mj. „kolik mě to vlastně bude stát“. Pochopitelně že i v této oblasti můžete tradičně volit mezi nějakou komerční aplikací a open-source. Nicméně ač sám jsem jednoznačně stoupencem open-source, právě teď musím ještě více než jindy upozornit na problematiku zabezpečení. Pokud totiž svěřím svá drahocenná data systému jehož zdrojové kódy jsou volně přístupné, mohl bych se dočkat nepříjemného překvapení. Tím vskutku nechci tvrdit, že takový DMS je automaticky nezbytně horší, nicméně určitě vyžaduje důkladnější údržbu i aktualizace.
Pro názornou demonstraci nám poslouží třebas OpenDocMan – zvládá prakticky všechno, co většina komerčních DMS, tzn. věci typu práva zobrazení, uživatelské skupiny, práva pro anonymní uživatele apod. Lze ho spustit na vlastním serveru, nebo můžeme využít placený hosting optimalizovaný pro jeho provoz (lepší i z výše zmiňovaného hlediska bezpečnosti). Jde o web-based systém naprogramovaný v PHP a vyvíjený pod licencí Open Source GPL. Bez problémů s ním můžete spravovat až tisíce dokumentů.
Ještě profesionálnější je už na první pohled Knowledge Tree se skvělým grafickým rozhraním, volbou mezi Windows i Linuxovým serverem a řadou dalších vychytávek. Pracuje v PHP a na databázi MySQL. Perfektní „vychytávkou“ je u něj například možnost aktivovat/deaktivovat mód administrátora (s příslušnými právy), což jen vylepšuje už i tak vysokou uživatelskou přívětivost a přehlednost aplikace. O jeho kvalitách vypovídá nejvíce to, že vyšel jako nejlepší i z různých srovnávacích testů.
Z komerčního software naopak mohu uvést produkty společnosti Corenet soustřeďující se zejména na digitalizaci dokumentů, workflow a elektronické faktury. Kromě vlastního Document Managementu nabízejí i Content Management System (CMS), jenž umožňuje dosáhnout vskutku maximálně efektivní organizace dokumentů.
HyperOffice potom představuje zástupce ryze on-line systémů s maximálním zabezpečením (128-bitové SSL šifrování, antivirová ochrana, biometrické zámky pro servery na kterých se data nacházejí). Osobně bych asi podobné řešení doporučil spíše velkým firmám, zatímco těm drobnějším (a současně i méně movitým) by dle mého názoru plně mělo postačovat i open-source řešení. Volba je ale již výhradně na každém z vás.
Užitečné odkazy
www.opendocman.com
www.knowledgetree.com
www.corenet.cz
www.hyperoffice.com
Toto (i celá řada jiných věcí) spadá do oblasti tzv. Document Managementu. Někdo jistě může položit i otázku, proč se vlastně podobným tématem detailněji zabývat. Jeden z hlavních důvodů představuje značná úspora času. Ve chvíli, kdy je vaše společnost doslova zaplavená stovkami faxů, faktur, e-mailů etc., doba nutná pro nalezení nějaké konkrétní informace v takovém chaosu totiž bez obtíží vystoupá i nad 10% z celkového pracovního času zaměstnance. Nasazením vhodného řešení tedy mj. dosáhneme toho, že naši podřízení nebudou zbytečně promrhávat desítky minut zoufalou snahou o vyhledání jediného důležitého dokumentu.
Jak už to tak bývá, různých řešení se pochopitelně nabízí hned několik. Mezi ty nejznámější určitě patří intranet, respektive interní firemní portál. V této souvislosti bychom se možná měli seznámit i s pojmem „workflow“. Pro naše potřeby postačí vědět, že jde o definování pravidel, kterými je posléze řízen vlastní oběh dokumentů. V praxi snadno narazíte třebas na workflow faktur, kdy tyto mohou být nejprve převedeny z papírové formy do elektronické a následně toutéž cestou i odbaveny. A právě kvalitní portál umožňuje workflow poměrně jednoduše specifikovat.
Intranet je vlastně jakýmsi soukromým webem (používá klasické internetové protokoly) a v dnešní době existuje velká spousta společností nabízejících pro něj odpovídající softwarové vybavení. Námatkou lze zmínit Windows SharePoint Services od Microsoftu, či moduly Linux Intranet. Pakliže se jednou pro vybudování intranetu rozhodnete, vřele doporučuji věnovat čas výběru toho nejvhodnějšího. Běžně mimochodem existují už i mobilní intranety zprostředkovávající přístup přes populární technologie jako Internet 4G, EDGE či GPRS.
Poněkud rozšířenější formu představuje extranet. Jeho prostřednictvím se potřebné informace dostávají nejen k zaměstnancům, ale i k zákazníkům, partnerům, dodavatelům, atp. Dá se vlastně označit za část intranetu, která ovšem svým rozsahem již dalece přesahuje sídlo firmy. Jediným kriteriém přístupu je zde tudíž platná autorizace.
Uživatelé „zvenčí“ se často logují rovnou přes oficiální webové stránky společnosti, přičemž systém funguje na principu jakési pyramidy (zjednodušeně řečeno má každá kategorie návštěvníků dveře otevřené jen v určitém patře). To samo o sobě samozřejmě opět zvyšuje celkovou efektivitu, neboť nikdo se zbytečně nemusí prohrábavat stohy pro něj zcela nevyužitelných souborů.
Ve výčtu nejrůznějších -netů, nelze pochopitelně vynechat ani vlastní Internet. Faktem je, že v poslední době jsou již „čisté“ intranety méně používané, neboť k potřebným materiálům se jejich prostřednictvím nedá dostat odkudkoliv. Pokud se ale třebas vaši manageři hodně pohybují po republice, Evropě, světě... musí mít pochopitelně požadované informace přístupné i tam. Nějaká kombinace intranetu s on-line systémem je tudíž z tohoto úhlu pohledu potom asi nejlepší.
Pozor na ztrátu dat!
Ve chvilí kdy se jednou rozhodneme většinu důležitých dokumentů sdílet a šířit elektronickou cestou, měli bychom nemalou pozornost věnovat jejich ochraně. Zde nutno dodat, že řada lidí ke své vlastní škodě možná rizika podceňuje a ignoruje i obyčejné zálohování. V případě prvních vážnějších problému pak musí kontaktovat společnosti zabývající se záchranou dat a doufat, že se ještě podaří obnovit pokud možno co nejvíce. Proto vždy radím investovat čas do zálohování alespoň těch nejdůležitějších věcí, zvláště pak interních materiálů, atd.
Ve stejné souvislosti se k diskusi nabízí i otázka přístupu a z toho plynoucí možné zneužitelnosti. Dobře si promyslete, kterým zaměstnancům umožníte prohlížet jaké soubory a zda je pro svojí práci tito podřízení skutečně nezbytně potřebují. Většina firem má v tomto směru své vlastní předpisy, ale je zbytečné riskovat, neboť pokušení totiž bývá často větší, než pohrůžka eventuální pokuty spojené s ukončením pracovního vztahu. Další bod představuje úroveň zabezpečení při během již zmiňovaného připojení k Internetu. V tomto směru by mělo být samozřejmostí používat pokud možno co nejdokonalejší šifrování přenosu dat.
Potíž je v tom, že finanční náklady na pořízení opravdu kvalitního zabezpečení bývají často velké a nad rámec možností společnosti. Alespoň SSL je ale již úplným minimem, obdobně jako neustálé testování a intenzivní vyhledávání nejrůznějších děr umožňujících případný únik.
Výhody Document Managementu
Pokud primárním důvodem pro nasazení nějakého Document Management Systemu (dále DMS) je rychlé nalezení konkrétního souboru. Základem musí být propracovaná organizace složek. Nezbytnou součástí by se mělo stát také efektivní fulltextové vyhledávání postavené kolem vstupu s metadatovým popisem a indexace.
V současnosti je i na běžných internetových diskusních fórech již normální vyhledávání „dvojstupňové“ – jedno pro stručný dotaz, druhé pokročilé a s možností přesnější specifikace (čímž se současně eliminuje získání přehnaného množství výsledků). S tím do jisté míry souvisí i upload. Kvalitní DMS totiž ještě během procesu nahrávání zvládají analyzovat obsah a následně ho indexovat. Celý proces se tím automatizuje.
Verzování dokumentů je pak určené pro průběžné ukládání změn. Svým způsobem jde o velmi užitečnou funkci, která si zaslouží podrobnější zmínku. Pokud bych jí například používal i v průběhu psaní tohoto článku, měl bych možnost vrátit se k jakémukoliv stádiu jeho rozpracovanosti, které jsem někdy dříve potvrdil volbou „Uložit“. A to i tehdy, kdybych o část, nebo dokonce celý text následně nechtěně přišel. Je to tak vlastně i poměrně efektivní způsob zálohování. Na závěr tohoto odstavce jsem si nechal zmínku o vytváření digitálních archivů. Je jasné, že tyto jsou ve všech myslitelných směrech mnohem lepší i přehlednější než klasické archivy plné papírových krabic a šanonů.
Konkrétní příklady DMS
Běžnou otázkou ve chvíli pořizování DMS je mj. „kolik mě to vlastně bude stát“. Pochopitelně že i v této oblasti můžete tradičně volit mezi nějakou komerční aplikací a open-source. Nicméně ač sám jsem jednoznačně stoupencem open-source, právě teď musím ještě více než jindy upozornit na problematiku zabezpečení. Pokud totiž svěřím svá drahocenná data systému jehož zdrojové kódy jsou volně přístupné, mohl bych se dočkat nepříjemného překvapení. Tím vskutku nechci tvrdit, že takový DMS je automaticky nezbytně horší, nicméně určitě vyžaduje důkladnější údržbu i aktualizace.
Ještě profesionálnější je už na první pohled Knowledge Tree se skvělým grafickým rozhraním, volbou mezi Windows i Linuxovým serverem a řadou dalších vychytávek. Pracuje v PHP a na databázi MySQL. Perfektní „vychytávkou“ je u něj například možnost aktivovat/deaktivovat mód administrátora (s příslušnými právy), což jen vylepšuje už i tak vysokou uživatelskou přívětivost a přehlednost aplikace. O jeho kvalitách vypovídá nejvíce to, že vyšel jako nejlepší i z různých srovnávacích testů.
Z komerčního software naopak mohu uvést produkty společnosti Corenet soustřeďující se zejména na digitalizaci dokumentů, workflow a elektronické faktury. Kromě vlastního Document Managementu nabízejí i Content Management System (CMS), jenž umožňuje dosáhnout vskutku maximálně efektivní organizace dokumentů.
HyperOffice potom představuje zástupce ryze on-line systémů s maximálním zabezpečením (128-bitové SSL šifrování, antivirová ochrana, biometrické zámky pro servery na kterých se data nacházejí). Osobně bych asi podobné řešení doporučil spíše velkým firmám, zatímco těm drobnějším (a současně i méně movitým) by dle mého názoru plně mělo postačovat i open-source řešení. Volba je ale již výhradně na každém z vás.
Užitečné odkazy
:
www.opendocman.com
www.knowledgetree.com
www.corenet.cz
www.hyperoffice.com
