MS Office 365: kancelář v oblacích

Úvod do Microsoft Office 365

Společnost Microsoft prezentuje balík Office 365 jako "vzájemně provázané cloudové verze našich neoblíbenějších produktů pro komunikaci a spolupráci s nejnovější verzí naší sady kancelářských aplikací", což tento produkt krátce a přesně vystihuje. Slibuje nám také, že budeme mít možnost přistupovat ke svému e-mailu, dokumentům a kalendáři z jakéhokoliv zařízení, které ovšem musí být kompatibilní. Prakticky ale má pravdu, pokud tedy oním jakýmkoliv zařízením nebude mít někdo na mysli svůj mobil za pět set nebo přístroj s nepříliš rozšířeným systémem. Podporovány jsou totiž také mobilní zařízení s operačními systémy iOS, Android, BlackBerry a samozřejmě také Windows Phone 7.

Pak má Office 365 nabídnout i zabezpečenou a snadnou komunikaci se spolupracovníky a partnery či transparentně spolupracovat s Microsoft Office i jinými programy. Firemní zákazníci také budou moci využít telefonickou podporu, získají finančně zajištěnou dostupnost po 99,99 procent času a mohou se dle Microsoftu spolehnout na bezpečné zotavení z havárie, robustní zabezpečení dat a ochranu osobních údajů. Však také jak to dopadá, když se na stránku bezpečnosti pozapomene, to nám nedávno předvedlo Sony.

Ze služeb budeme moci využít kancelářské aplikace, portály, extranety, externí weby, zasílání rychlých zpráv, hlasové i video konference, webové konference, e-mail, hlasovou poštu a sjednocené zasílání zpráv. A samozřejmě nebude třeba mít aktivovány všechny, ale pouze ty, které jsou opravdu zapotřebí. Pro usnadnění výběru však Microsoft nabídl výchozí řešení pro malé firmy i velké podniky.


Malé podniky do 50 zaměstnanců či živnostníci s minimem IT prostředků mohou využít sadu Office 365 se službami kancelářských aplikací, kam spadá také 25GB osobní schránka pro každého uživatele s možností odesílání příloh do 25 MB. Samozřejmostí je zabezpečení, moderovaná komunitní podpora, nástroje pro tvorbu webů, Office Web Apps pro prohlížení, úpravy a sdílení dokumentů, apod. Takováto konfigurace firmy vyjde na cenu 130 Kč na uživatele a měsíc.

Office 365 pro velké podniky pak nabízí také podporu, ale už přes telefon, web či e-mail, jednotné přihlašování při nasazení adresové služby Active Directory, sadu Office Professional Plus nebo týmové weby ke sdílení, správě a vyhledávání informací a materiálů. Cena se dle dalších voleb pak vyšplhá až na 570 Kč za uživatele a měsíc, ovšem zákazníci potřebující pouze jednu službu, jako například Exchange Online pro využívání e-mailu, kalendáře a správu kontaktů zaplatí pouze 110 Kč.

Další alternativou by měly být i Office 365 pro školy jako náhrada za službu Office Live@edu.

Office 365 v praxi

Prozatím má tedy Microsoft k dispozici betaverzi Office 365 s tím, že ostrá verze přijde někdy v létě. Pokud se chcete ale pokochat možnostmi Office 365 už nyní, je třeba, abyste si založili Microsoft Online Services ID a pak už se můžete přihlásit na příslušném webu Microsoftu. Služba byla vyzkoušena i s prohlížečem Opera, kde se však občas objevilo špatné kódování textu, a tak zůstaneme raději u Internet Exploreru 9.
Po přihlášení vás uvítá obrazovka, na níž je zobrazena výzva k prvotnímu nastavení počítače, abychom mohli následně pracovat se službami Office 365. To bude i náš první krok. Jinak tato obrazovka nabízí přístup ke cloudovým aplikacím Outlook, Lync, k Týmovému webu a také se můžeme podívat na automaticky vytvořený návrh našeho veřejného webu. Lišta vpravo pak ukazuje aktuální datum a nabízí hledání v nápovědě včetně tipů.
Dále nám Microsoft nabídne instalaci Microsoft Lync 2010 (71 MB ke stažení) a také nastavení dalších aplikací systému Office (1,8 MB), abychom mohli odesílat e-maily přímo z Outlooku, pokud jej tedy používáme, a ukládat data přímo do SharePoint Online. K tomu je tedy zapotřebí si stáhnout programové vybavení a v prvním případě ještě instalátoru sdělit, zda využíváme 32bitový nebo 64bitový systém. To by si tedy mohl zjistit sám.
Zatím jsem zvolil možnost číslo dvě, takže zatím zůstaneme u konfiguraci SharePointu, což bude pro ilustraci stačit. Po odsouhlasení obchodních podmínek se začne stahovat pomocník pro využití služeb Office 365, po čemž se do nabídky start přidá zástupce Portál služeb Microsoft Office 365. Ten nám pak pouze otevře prohlížeč pro přihlášení do MS Online Services, kde jsme už byli.
Podívejme se tedy nejdříve na Týmový web, kde najdeme dobře známé aplikace Word, Excel, PowerPoint a OneNote, ovšem ve webové podobě. Vytvořené dokumenty pak lze sdílet s ostatními v pracovní skupině právě pomocí nástroje Týmový web, který je postaven na SharePointu. Více tedy v další kapitole.