MS Office 365: kancelář v oblacích

Týmový web

V sekci týmový web budeme organizovat svou práci i práci ostatních lidí, přičemž Microsoft nám dovolí tuto sekci upravit dle vlastních potřeb, nastavit její sdílení, takže jde v podstatě o službu SharePoint, jakou mnozí znáte z praxe.
Úpravy lze provádět přímo díky odkazům v obsahu stránky, nebo můžeme využít hlavní menu Akce webu. Sami se můžete podívat na jeho nabídku:
Pokud možno, úpravy stránek Týmového webu i veřejného webu jsou dělány pomocí editoru typu WYSIWYG, takže můžete hned vidět, jak bude vypadat výsledek. V levé úzké liště pak lze přidávat nové stránky týmového webu a editovat je s využitím nástrojové lišty, kterou vidíte na spodním obrázku. Nalevo je také k dispozici odkaz Dokumenty, které zobrazuje také hlavní stránka týmového webu ve svém výchozím nastavení. Ovšem zobrazení dokumentů samotných je přeci jen značně podrobnější, jak uvidíme dále.
Ukáže se nám jejich typ, název, čas poslední změny a její autor. Můžeme je také odeslat a zpřístupnit ostatním (čili uploadovat z pevného disku), nebo pomocí kliknutí na zástupce jednotlivých webových aplikací vytvořit nové. To ovšem v této verzi nefungovalo, a tak bylo nutné nové dokumenty vytvořit pomocí odkazu z hlavní stránky Office 365.
Po odeslání dokumentu na server na nás vykoukne následující okno s dalšími akcemi, které se týkají úprav jeho typu, názvu, apod.
Pokud si v seznamu dokumentu vyberete jeden nebo více kusů, pak je možné využít ve spojení s nimi řada funkcí umístěná v liště nad jejich seznamem, jako například upravit dokument, jeho vlastnosti, stáhnout si na lokální disk jeho kopii, označit jej, že se mi líbí, apod. Pro přímé úpravy je však třeba mít v počítači nebo v jiném zařízení nainstalovánu aplikaci kompatibilní se službou Microsoft SharePoint Foundation. Jinak bude nutné si jej nejdříve nechat zobrazit a pak teprve otevřít pomocí cloudové aplikace Word Web App, k čemuž bude možná nutné jej převést na kompatibilní formát, a to možná způsobí nějaké změny ve formátování.

Web

Náležitosti pro spáchání vlastního webu naleznete pod záložkou Web hned vedle Týmového webu. Microsoft si pro nás už připravil úvodní šablonu webu, kterou můžete vidět na druhém screenshotu otevřenou ve vestavěném editoru. Jednotlivé stránky webu jsou pak v hlavním okně prezentovány jako samostatné dokumenty, přičemž levý sloupec slouží pro přepínání mezi nimi, obrázky, dokumenty a šablonami.
Editor webových stránek nám umožní ihned uvidět provedené změny a přepínat se na stránkách mezi jednotlivými zónami. Horní nástroje nám dovolí měnit pozadí, vlastnosti, přidávat metaznačky k indexaci, vybírat si mezi připravenými motivy rozčleněnými mezi desítky témat, upravovat hierarchii stránek webu i jejich rozmístění nebo si rovnou uploadovat vlastní CSS styly. Máme tedy dostatečné možnosti k tomu, abychom si vytvořili moderně vypadající web, i když zrovna nerozumíme jeho programování.

Hledat

Nyní se ještě podívejme na možnosti vyhledávání, jehož místo je hned vedle Webu. V základním nastavením se objeví jednoduchý řádek, do nějž zadáme příslušná klíčová slova a na jejich základě se najdou odpovídající dokumenty stejně jako v internetového vyhledávači.
Pochopitelně také máme možnost upřesnění požadavku na vyhledávání včetně čtyř základních možností - všechny výrazy, přesný výraz, libovolný z výrazů nebo žádný z nich. Komu toto snad nestačí, může využít i další volby včetně podmínek (přidat omezení vlastností).

Nastavení

Proběhnout celková dostupná nastavení by bylo téma na samostatný článek, ne-li dva, a tak se jen zběžně v několika screenshotech podíváme na to, co nám Microsoft v této oblasti nabídne. Jednak to jsou uživatelská nastavení, která jsou prezentována také jako osobní nastavení. Základní menu najdete v pravém horním rohu a týká se těch základních možností, tedy odhlášení ze systému, opětovném přihlášení jako jiný uživatel a také přizpůsobení stránky týmový web, ovšem pouze do jisté míry.
Osobní informace si lze změnit, respektive hned napoprvé si je musíte nejdříve zadat, a to v menu Informace o uživateli. Jsou tam klasické kolonky týkající se především kontaktních údajů.
V záložce místní nastavení jsou pak další volby týkající se národnosti, časového pásma, kalendáře, formátu času, atp. Vedle místního nastavení jsou pak Má upozornění, s jejichž pomocí se můžeme nechat systémem nebo krátkou textovou zprávou na mobil informovat třeba o tom, že někdo z týmu upravil nějaký dokument, přidal nový, upravil stránky webu, díky čemuž budeme mít okamžitý přehled o dění.
Další nastavení se týká samotného webu a najdeme je v levém rohu pod logem Office 365 a je jich opravdu požehnaně, jak můžete sami vidět ze screenshotu. Stojí zato si je všechny nejdříve projet a podívat se, jaké podrobné volby nám nabízí, abychom si udělali celkový obrázek o schopnostech tohoto systému.
Poslední screenshoty této kapitoly se týkají možností tvorby nových knihoven, kontaktů, odkazů, úkolů, seznamů a zkrátka všeho, co potřebujeme k práci i její organizaci. Tuto obrazovku najdeme také pod Akcemi webu, a to pod položkou Další možnosti. Jednotlivými akcemi nás pak provedou struční průvodci, nebo rovnou jen statické stránky, do jejichž dialogových oken zadáme příslušné informace.
I zde tak stačí číst stručné nápovědy s pár větami, které se zobrazí po přejetí myší nad kýženou volbou, a pak zkoušet, "co to udělá". Příkladem budiž volba Vlastní seznam, jehož vytvoření je sice snadné, ale následně je třeba provést další upřesnění týkající se obecných nastavení, oprávění a správy, zobrazení, typů obsahu, autorů a tak dále. Zkrátka SharePoint.