MS Office 365: kancelář v oblacích

Kancelářské aplikace Microsoft Office 365

Nejvíce uživatelů budou asi zajímat možnosti klasických kancelářských aplikací v podání Office 365, tedy Word, Excel, PowerPoint a OneNote.
Systém se ve výchozím nastavení snaží otevřít dokumenty uložené na serveru pomocí aplikace přímo v systému, k čemuž je ale třeba mít nainstalovanou správnou verzi MS Office (aspoň Office 2003 nebo Office for Mac 2008 verze 12.2.9), správný prohlížeč (Internet Explorer, ale kupodivu ne jeho 64bitovou verzi, dále FireFox a Safari), pak je třeba mít povolen příslušný doplněk pro prohlížeč a umožnit spouštění prvků ActiveX v zabezpečení. Pokud toto vše nesplníte, objeví se následné okno.
My ale nechceme psát o úpravách v klasickém Wordu či Excelu, ale o možnostech jejich cloudových verzích, a tak si při otevření daného dokumentu zvolíme "Upravit v prohlížeči", ovšem, jak už bylo řečeno, pro jeho účely je kolikrát zapotřebí dokument zkonvertovat do podoby, kterou zvládne upravit.

Microsoft Word Web App

První aplikace, na niž se v krátkosti podíváme, je webová obdoba Wordu, tedy textového editoru. Jeho prostředí bude uživatelům moderních verzí Microsoft Office dobře známé, ale také si mohou hned všimnout, že je patřičně zjednodušené co se týče nabídky v menu.
Samozřejmě nám však tato verze nabídne obvyklé fonty a možnosti formátování textu včetně odstavců, zarovnání, apod. Pak tu máme také přednastavené styly, které lze aplikovat na označený text jedním stiskem tlačítka myši a leckoho potěší i integrovaná funkce oprav pravopisu. Pokud bychom ale zde nenašli to, co hledáme, máme pomocí dalšího tlačítka možnost okamžitě otevřít daný dokument v klasickém Wordu a Microsoft také nezapomněl na funkci automatického průběžného ukládání. Bohužel tu ale nefungují běžné funkce kopírovat a vložit pro obrázky, a to ani když se je snažíme kopírovat také z Internet Exploreru. Je tak zapotřebí daný obrázek nebo klipart vložit z nabídky či lokálního pevného disku. Možnosti pro vylepšení tu tedy určitě jsou.
Co se týče pohotovosti tohoto rozhraní, pak to záleží na množství přenášených informací. Změny ve formátování textu, tedy třeba zarovnání odstavců, jsou provedeny v podstatě okamžitě, ovšem změna fontu, čili zobrazení jejich výpisu, může napoprvé pár sekund zabrat a stejně tak umístění obrázků do textu, neboť ty se musí před zobrazením nejdříve uploadovat na server. Práce tedy zcela jistě bude v porovnání s normálním Wordem pomalejší a možnosti chudší, ale zato je Word Web App i s uloženými dokumenty okamžitě k dispozici všude tam, kde se můžeme připojit k Internetu.

Microsoft Excel Web App

Aplikace Microsoft Excel Web App byla nakrmena předem uploadovaným dokumentem vytvořeným v Excelu 2007, který si přebrala celkem dobře, tedy až na to, že ze sloupců grafů s barevnými přechody udělala čistě černé sloupce. To tedy především proto, že s grafy ani neumí pracovat a zobrazuje je čistě jako statické obrázky, s nimiž se nedá pracovat a dokonce je nemůžeme ani přesouvat.

Při prvních pokusech o využití této aplikace se navíc přihodilo, že komunikace se serverem byla ztracena, následně Excel Web App zobrazil upozornění, že nejspíše byly ztraceny také poslední provedené změny a nakonec oznámil, že k editaci tohoto dokumentu nemám oprávnění a zavřel jej. To je jedna z věcí, která se vám při editaci dokumentu s pomocí klasických Microsoft Office jednoduše nemohou stát a nyní je otázkou, jak často se toho může přihodit, protože toto je přesně ten druh potíží, který může pokusy o využití cloudových aplikaci přinejmenším znepříjemnit.
Co můžeme ve webovém Excelu kromě úpravy fontů dělat, je pracovat s buňkami ve sloupcích a řádcích, přidávat do nich nejen hodnoty, ale také funkce, odstraňovat také celé buňky či měnit jejich formát a řadit / filtrovat hodnoty. Pak můžeme vkládat další tabulky nebo hypertextové odkazy. To je vše, takže můžeme snadno pochopit, proč se Microsoft snaží jako výchozí volbu nabídnout editaci dokumentů přímo v aplikacích MS Office.

Microsoft PowerPoint Web App

Aplikace PowerPoint primárně slouží k vytváření prezentací složených z tzv. slidů, i když řada uživatelů ji zná spíše jako nástroj k šíření vousatých vtipů přes e-mail. Při vytvoření nové prezentace nás přivítá obrazovkou, která nám dává na výběr mezi různými šablonami pro vytvoření nového snímku - viz screenshot dole.
Vybereme si tedy jednu z připravených šablon, přičemž jinou šanci nemáme. Nelze si totiž vytvořit novou šablonu a ani nelze upravit ty nabízené, takže například u šablony prázdného snímku prostě zůstanete u bílé obrazovky.
Po vytvoření nové obrazovky pak můžeme na příslušná místa vkládat text s vlastnoručně vybraným fontem i jeho barvou a naformátovat jej podle potřeby. Snímky můžeme v jejich sloupci zpřeházet, nebo je rovnou smazat a popřípadě udělat i duplikát. Vkládat lze pak stejně jako v předešlých aplikacích obrázky, popřípadě SmartArt a odkazy. Nenajdeme tu však tlačítko uložit, neboť, jak říká samotná aplikace, "vaše položka typu prezentace se ukládá automaticky".

Microsoft OneNote Web App

Nakonec se v této kapitole podíváme na webový OneNote, čili aplikaci určenou pro pořizování poznámek a jejich sdílení s dalšími uživateli. Prostředí se nijak neliší od ostatních předvedených aplikacích. Je také velmi jednoduché a kromě úprav fontů můžeme rovnou měnit styly podobně jako u Wordu, pak přidávat grafické značky (otázka, důležité, adresa, nápad, heslo, atp.), kontrolovat pravopis a opět si celý dokument otevřít v aplikaci OneNote.
Možnosti vkládání zahrnují nové stránky a oddíly a pak tu jsou zase obvyklé volby, jež jsou shodné s Word Web App - tabulka, obrázek, klipart a odkaz.