MS Office 365: kancelář v oblacích

Outlook Web App

Stejně jako Týmový web s příslušnými webovými aplikacemi Microsoft Office je i webová verze Outlooku zpřístupněna přímo na hlavní stránce Office 365. Pod Outlookem jako klientem pro elektronickou poštu je však přítomen ještě kalendář, pochopitelně kontakty a úkoly.
Nejdříve se ale podívejme na Outlook a jeho zpracování. Microsoft dostupnou plochu rozdělil do 3 oken, kde zcela vlevo máme seznam složek, jako je došlá pošta, odeslané zprávy, smazané zprávy, apod. Zde můžeme vidět, že vše není ještě přeloženo do češtiny, což je trochu podivné, když česky je popsán kdejaký detail. Pak je tu středové okno se zobrazenými předměty jednotlivých e-mailů rozdělenými podle data a času a nakonec zcela vpravo se průběžně ukazuje obsah e-mailu.
Hlavní možnosti se nachází nad středním oknem, kde můžeme vytvořit nový e-mail, odstranit nebo přesunout již existující, přičemž je v okně lze snadno označovat myší s pomocí kláves Shift či Ctrl. Pak lze zprávy filtrovat podle toho, zda jsou adresovány přímo, nebo jako kopie, jsou ještě nepřečtené, podle odesílatele, příznaků, důležitosti, příloh nebo kategorie (celkem 6 různých barevných označení). A pak můžeme zprávy organizovat i podle předmětů, aby vynikla celá e-mailová konverzace.
V levém okně se mohou přímo zobrazovat také obrázkové přílohy, pokud je tedy odesílatel vloží přímo do těla e-mailu. Pokud jsou vloženy vyloženě jako přílohy, nezobrazí se přímo, ale jen jako odkazy pro stažení, což nebude tak zatěžovat linku. A přímo v tomto okně lze využít horní šipky pro odpověď, odpověď všem, nebo přeposlání zprávy. Dále tu je rozbalovací menu Akce.
V Akci jsou umístěny všechny volby pro nakládání s e-maily hezky pohromadě, jako např. kopírování či přesun do jiné složky, předání e-mailu jako přílohy, odstranění, ignorování konverzace, zobrazení původní zprávy, atd. Vše je tu tedy logicky uspořádáno a odezva celé webové aplikace je dostatečně pohotová na to, aby se s ní dobře pracovalo. Samozřejmě to ale záleží na tom, jak náročné jsou zobrazované e-maily na přenos dat, což se týká především jejich příloh, ovšem i když je několikamegabajtový obrázek přímo v jejich těle, aplikace se nepozastaví do té doby, než se načte. Naopak nám dovolí pracovat dál, takže nemusíme na nic čekat.
Co se týče nastavení účtu a celé aplikace, to je ukryto pod menu Možnosti vpravo nahoře. Tam jsou také grafické motivy, jež nám umožní si trochu poupravit vzhled pomocí jiné grafiky, která se zobrazí přímo v horním pruhu s odkazy Domů, Outlook a Týmový web.

Nastavení je rozděleno na 6 záložek - Účet, Uspořádat e-mail, Skupiny, Nastavení, Telefon a Blokovat nebo povolit. První z nich, tedy Účet, přinese přehled o právě využívaném účtu a ukáže i další zástupce pro rychlé vykonání různých činnosti, jako je změna hesla, automatické odpovědi, apod. A dále můžeme připojit další e-mailové účty, abychom je mohli spravovat přímo z této aplikace.
Záložka Uspořádat e-mail obsahuje automatické odpovědi, doručenky, nastavení pravidel pro doručenou poštu a nastavení zásad pro uchovávání informací (po jaké době se mají smazat došlé zprávy, apod.)
Samostatnou záložku mají Veřejné skupiny, k nimž se můžeme připojit nebo je přímo vytvářet.
Čtvrtou záložkou jsou obecná Nastavení pro e-mailové zprávy, jejich formát, možnosti, potvrzení a další. Ani zde nechybí kontrola pravopisu, nastavení kalendáře i jeho vzhledu a také další možnosti s usnadněním přístupu a místním nastavením (jazyk, časové pásmo a vše co k tomu patří). Zde bych měl menší připomínku k českému překladu, respektive pravopisu. Microsoft by si měl zajistit lepší kontrolu, aby se v textu neobjevovaly zhůvěřilosti, jako je "30-ti minutových přírůstcích".
Telefon umožní synchronizaci dat s mobilními telefony pomocí serveru Microsoft Exchange a pak tu je i zasílání textových zpráv jako upozornění doručené pošty podle různých kritérií. Když jsem se ji ale pokusil zapnout, služba dala na výběr mezi zeměmi USA, Kanada a kupodivu i Rumunsko.
A nakonec Blokovat nebo povolit umožní filtrování pošty na základě odesílatelů. A už dle názvu této záložky lze usoudit, že si budeme moci vytvořit seznam odesílatelů či rovnou domén, od nichž zprávy budeme přijímat, nebo naopak blacklist se zakázanými odesílateli.

Kalendář

Posledním tématem bude kalendář. Seznamy kontaktů a úkoly už rozebírat nebudeme, neboť na nich není v podstatě nic zajímavého. Pouze uvedu, že úkoly jsou v podstatě upomínky s termíny splnění a nastavením připomenutí v daný čas. Stejně jako e-mailovým zprávám je můžeme umístit do různých kategorií rozlišených podle barev a přesunovat do různých složek. Tak a teď ke kalendáři.

Jeho nastavení je součástí již probraného nastavení e-mailu a obsahuje volbu prvního dne pro zobrazení, nastavení dnů pracovního týdne i rozmezí pracovní doby, zasílání textových zpráv s upozorněními či automatické zpracování žádostí o schůzky, odpovědí či oznámení.
Pokud chceme v kalendáři vytvořit nějakou událost, stačí dvakrát kliknout na nějaké místo reprezentující den a hodinu. Objeví se nové okno pro podrobné nastavení události, jehož možnosti můžete vidět na screenshotu nahoře a pak také záložka s Asistentem plánování. S jeho pomocí můžeme do události zahrnout i další účastníky a vybrat i místo, čímž si v rámci firmy zajistíme, že daná místnost bude volná, pokud tedy vše bude pracovat tak, jak má.
Zobrazení kalendáře se dá změnit pomocí čtyř horních ikonek, které na hlavní ploše ukáže buď jeden den s podrobně rozepsanými událostmi, pak je tu zobrazení pouze pracovního týdne tak, jak jsme jej předem nastavili, následně můžeme zobrazit celý týden (jako na obrázku) a nakonec zobrazit celý měsíc, což už není s pomocí sloupců, ale buněk.
Osobní kalendář můžeme sdílet s ostatními uživateli s využitím udělování oprávnění, pak lze zapnout i podokno s podrobnými informacemi, které stejně jako v případě samotného Outlooku ukazuje vpravo podrobné informace o označené události a také tu je tlačítko pro okamžitý přechod na aktuální den, což často přijde vhod.

Ze všech letmo vyzkoušených aplikací se mi osobně nejvíce zalíbil právě Outlook ve spojení s kalendářem, který není jako cloudový Word, Excel a další ochuzen o důležité funkce a pracuje velmi spolehlivě a pohotově. Nicméně Office 365 jsou stále v betaverzi, takže si musíme s hodnocením počkat na to, co Microsoft ukáže snad již toto léto, kdy má přijít s konečnou verzí.